Tachographenpflicht – ab 2026 sind Vans und Kleintransporter dran

Der neue intelligente Tachograph der zweiten Version ist seit August 2023 standardmäßig in neuen Nutzfahrzeugen ab 3,5 Tonnen verbaut. Und auch die meisten Fahrzeuge der europäischen Bestandsflotte haben bereits auf den VDO DTCO 4.1 oder höher umgerüstet. Ab 1. Juli 2026 gilt die Tachographenpflicht auch für eine völlig neue Fahrzeugklasse: Kleintransporter und Vans. Wenn deren zulässige Höchstmaße einschließlich Anhänger oder Sattelanhänger 2,5 Tonnen überschreiten und sie im grenzüberschreitenden Güterverkehr oder in der Kabotage eingesetzt werden, müssen sie künftig ihre Fahrtdaten mit Tachographen aufzeichnen.[1] Das stellt sowohl Flottenbetreiber als auch Fahrerinnen und Fahrer vor völlig neue Herausforderungen and Pflichten. Welche das sind – und welche möglichen Einschränkungen, aber auch Vorteile aus dieser neuen Regelung entstehen – erfahren Sie hier.

Diese Pflichten gelten künftig für Flotten und Fahrpersonal

Mit der ab 2026 für Kleintransporter und Vans geltenden Tachographenpflicht kommen auf Logistikunternehmen einige grundlegende Verpflichtungen zu. Der Tachograph gewährleistet die Einhaltung dieser gesetzlichen Vorschriften, indem er die Lenk- und Ruhezeiten des Fahrpersonals aufzeichnet. Dies trägt nicht nur zur Sicherheit auf den Straßen bei, sondern auch zur fairen Abrechnung von Arbeitszeiten. Zu den zentralen Verpflichtungen für Flottenbetreiber gehören

• die ordnungsgemäße Installation und regelmäßige Überprüfung der Tachographen in den Fahrzeugen,
• das Setzen einer Unternehmenssperre im intelligenten Fahrtenschreiber mit der Unternehmenskarte, um die im Gerät gespeicherten Daten gegen unbefugtes Herunterladen zu schützen,
• die Planung der Touren nach den Vorgaben der VO (EG) Nr. 561/2006,
• die genaue und lückenlose Aufzeichnung der Lenk-, Ruhe- und Arbeitszeiten,
• der regelmäßige Download der Tachographen-, und Fahrerkartendaten in eine dafür vorgesehene Archivierungsanwendung,
• die Archivierung dieser Daten für mindestens 12 Monate,
• die Sensibilisierung und Schulung des Fahrpersonals über die ordnungsgemäße Verwendung von Tachographen sowie
• die Einhaltung von (Compliance mit) nationalen und internationalen Vorschriften zu Entsendung, Kabotage und Arbeitszeiten.

Auch die Fahrerinnen und Fahrer haben neue Pflichten zu erfüllen, nämlich

• das rechtzeitige Beschaffen einer gültigen Fahrerkarte, falls noch nicht vorhanden,
• das Mitführen einer Fahrerkarte, auf der die Tachographendaten gespeichert werden können,
• die tägliche Erfassung ihrer Lenk- und Ruhezeiten inkl. Arbeitszeiten und Pausen,
• das manuelle Nachtragen von Aktivitäten, die nicht vom Tachographen erfasst und auf der Fahrerkarte gespeichert wurden,
• Unterstützung beim regelmäßigen Download der Tachographen- und Fahrerkartendaten in eine dafür vorgesehene Archivierungsanwendung,
• die Pflicht zur Kooperation mit Behörden bei der Kontrolle der Tachographendaten,
• die Einhaltung der gesetzlichen Lenk- und Ruhezeiten sowie aller weiterer Compliance-Regelungen des EU-Mobilitätspakets I hinsichtlich Entsendung und Kabotage,
• die regelmäßige Kontrolle des Tachographen hinsichtlich der ordnungsgemäßen Funktion und
• die Teilnahme an Schulungen und weiteren Maßnahmen, um den Einsatz des Tachographen besser zu verstehen.

Diese Maßnahmen sind entscheidend, um die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten.

Neue Regeln für leichte Nutzfahrzeuge – was ist noch zu beachten?

Neben diesen ganz konkreten Pflichten im Zusammenhang mit der Nutzung des Tachographen stellen sich aber auch spezifischere Fragen: Was ist, wenn ein Fahrzeug dieser Klasse (2,5 bis 3,5 Tonnen) sowohl national als auch international eingesetzt wird? Müssen dann auch die nationalen Fahrten mit dem Tachographen nachgewiesen werden? Die Antwort auf diese Frage ist derzeit einfach: Nein. Denn in diesem Fall gelten die jeweiligen nationalen Fahrpersonalverordnungen und uns ist aktuell kein europäisches Land bekannt, das Kleintransporter im nationalen Güterverkehr dazu verpflichtet, ihre Fahrten mit dem Tachographen aufzuzeichnen. Es ist dennoch sinnvoll, sich auch mit den nationalen Gesetzen hierzu zu befassen.

Ist der Tachograph aber bereits an Bord, weil eben auch grenzüberschreitend Gütertransporte auf der Straße durchgeführt werden, besteht die Möglichkeit, das Gerät trotzdem zu nutzen – ohne dass diese Nutzung bei Kontrollen zu negativen Konsequenzen führt. Der Tachograph kann in den Zustand „Out-of-Scope“ bzw. „Kontrollgerät nicht erforderlich“ versetzt werden. In diesem Zustand zeichnet der Tachograph weiterhin den vollständigen Datensatz auf. Verstöße, wie zum Beispiel das Fahren ohne gültige Fahrerkarte oder Lenkzeitüberschreitungen, werden jedoch nicht aufgezeichnet und der Tachograph unterdrückt die entsprechenden Warnsignale. Hinweis: Bitte beachten Sie hierzu unbedingt die jeweiligen nationalen Regelungen!

Aus Gründen des Arbeitsschutzes wird dringend empfohlen, die Regelungen des EU-Mobilitätspakets I auch im nationalen Güterverkehr zu beachten, was u. a. der Sicherheit des Fahrpersonals zugutekommt.

Manche Fahrerinnen und Fahrer befürchten auch, dass mit den Daten des Tachographen nachträglich eventuelle Geschwindigkeitsüberschreitungen kontrolliert und geahndet werden können. Für Fahrzeuge im Güterverkehr mit einer zulässigen Gesamtmasse von mehr als 3,5 Tonnen ist ein Geschwindigkeitsbegrenzer vorgeschrieben. Bei den betroffenen Fahrzeugen beträgt der Grenzwert (V-max) für die entsprechende Geschwindigkeit maximal 90 km/h. Das Werkstattpersonal stellt ihn beim Einbau und der anschließenden Eichung des Tachographen ein, wobei unter anderem das Fahrzeugmodell und die Bereifung berücksichtigt werden.

Für Kleintransporter und Vans mit einem zulässigen Gesamtgewicht von 2,5 bis 3,5 Tonnen gilt diese Sonderregelung zur Geschwindigkeitsbegrenzung ausdrücklich nicht – deshalb sollten Werkstätten hier die V-max auf 220 km/h einstellen, damit der Tachograph keine Geschwindigkeitsüberschreitung speichert. Aber Vorsicht: Digitale Tachographen wie der VDO DTCO 4.1a und höher verfügen dennoch über einen Geschwindigkeitsspeicher, der die letzten 24 Stunden reiner Fahrzeit im Sekundenraster kontinuierlich aufzeichnet. Diese Daten können beispielsweise nach Unfällen ausgewertet werden. Und grundsätzlich entbindet diese Regelung auch Transporter- und Van-Fahrpersonal nicht von der Pflicht, die jeweiligen nationalen Straßenverkehrsordnungen und lokalen Geschwindigkeitsbegrenzungen vor Ort einzuhalten.

Herausforderungen durch frühzeitige Planung meistern

Natürlich gehen mit diesen zahlreichen neuen Pflichten einige Herausforderungen für Flottenbetreiber sowie Fahrerinnen und Fahrer einher, insbesondere wenn sie mit dieser Technologie noch nicht vertraut sind. Angefangen bei den Kosten für die Anschaffung und den Einbau der Fahrtenschreiber bis hin zur Schulung des Fahrpersonals. Die Umstellung auf ein neues System erfordert Zeit und Ressourcen, was zu vorübergehenden Einschränkungen im Betriebsablauf führen kann.

Für einen reibungslosen Ablauf und eine schnelle Integration ist es wichtig, die Umstellung auf Tachographen in Kleintransportern und Vans frühzeitig zu planen. Unternehmen sollten frühzeitig überprüfen, welche technischen Anpassungen in ihren Fahrzeugen erforderlich sind, und rechtzeitig mit den Schulungen für ihres Fahrpersonals beginnen. Außerdem sollten sie baldmöglichst Kontakt mit der Flottenwerkstatt aufnehmen, um sicherzustellen, dass die Umstellung nicht an vollen Werkstattkalendern scheitert.

Durch eine vorausschauende Planung können Unternehmen potenzielle Engpässe und Produktivitätsverluste minimieren. Zusätzlich bietet der rechtzeitige Einbau der Tachographen die Möglichkeit, sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten und das Personal in einem angemessenen Tempo zu schulen.

Mögliche Vorteile der Fahrtenschreiberpflicht für Flotten und Fahrpersonal

Trotz anfänglicher Herausforderungen bietet die Einführung der Tachographenpflicht für Kleintransporter und Vans im grenzüberschreitenden Güterverkehr erhebliche Vorteile. Die genaue Aufzeichnung der Lenk- und Ruhezeiten trägt nicht nur zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften bei, sondern auch zur allgemeinen Sicherheit im Straßenverkehr. Die Daten vom Fahrtenschreiber ermöglichen zudem eine effizientere Planung der Routen und Einsatzzeiten.

Mit einer verbesserten Planung erreichen Flotten eine optimale Auslastung der Fahrzeuge und reduzieren Leerfahrten. Auch in der Verwaltung von Mautgebühren oder für die Lohnabrechnung lassen sich die vertrauenswürdigen Daten des Fahrtenschreibers nutzen. Darüber hinaus bilden diese Daten eine gute Grundlage für ein vertrauensvolles und transparentes Verhältnis zum Fahrpersonal und zu den Kunden.

Flotten können ihre Betriebsabläufe zusätzlich optimieren, indem sie Flottenmanagementsoftware wie VDO Fleet verwenden. Die cloudbasierte Plattform unterstützt bei der automatisierten Auswertung von Fahrerkarten- und Massenspeicherdaten, stellt Scorecards für die Analyse von Verstößen zur Verfügung und ermöglicht eine einfache Archivierung aller relevanten Informationen. In Verbindung mit dem VDO Link – der neuen Plug-and-Play-Telematiklösung für die Frontschnittstelle des Tachographen – lassen sich diese Daten sogar in Echtzeit aus der Ferne abrufen. Das spart Zeit, reduziert administrativen Aufwand und verbessert die Reaktionsfähigkeit im Tagesgeschäft. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen mit gemischten oder temporären Fuhrparks stellt der VDO Link eine flexible und kosteneffiziente Lösung dar.

Wir empfehlen allen Logistikunternehmen, sich bereits jetzt mit der bevorstehenden Umstellung auseinanderzusetzen. So ist ein erfolgreicher Übergang garantiert und die positiven Effekte der Fahrtenschreiberpflicht können für Flotten und Fahrer genutzt werden.

[1] Ausgenommen hiervon sind z. B. Fahrten für eigene betriebliche Zwecke im Werkverkehr, solange das Fahren nicht die Haupttätigkeit ist.